Procedura zgłoszeń wewnętrznych

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

PPUH „Dekom” Sp. z o.o.

§ 1 Cel procedury

Przyjęcie niniejszej procedury ma na celu:

1. Wypełnienie obowiązków zawartych w ustawie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r.
2. Ochronę sygnalistów przed wszelkimi działaniami odwetowymi.
3. Stworzenie bezpiecznego środowiska pracy poprzez zapewnienie możliwości bezpiecznego kontaktu   z pracodawcą w sytuacjach, które wymagają jego reakcji.
4. Wykrywanie naruszeń prawa i innych nieprawidłowości w celu ochrony interesu publicznego, interesu osób pokrzywdzonych oraz interesu i dobrego wizerunku pracodawcy. 

§ 2  Słownik pojęć

1. Działania następcze – działania podjęte przez pracodawcę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, mających przeciwdziałać naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia.
2. Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania, w kontekście związanym z pracą, spowodowane zgłoszeniem i naruszające lub mogące naruszać prawa sygnalisty, wyrządzające lub mogące wyrządzić mu szkodę.
3. Informacja zwrotna – informacja przekazywana sygnaliście na temat planowanych lub podjętych działań następczych.
4. Koordynator  - osoba wyznaczona przez pracodawcę do weryfikacji zgłoszeń, prowadzenia postępowania wyjaśniającego, podejmowania i koordynowania działań następczych. Na pierwszego Koordynatora powołuje się Magdalenę Celej-Gołębiewską. Zmiana Koordynatora następuje w drodze uchwały Zarządu pracodawcy.
5. Przyjmujący zgłoszenia – wyznaczona przez pracodawcę osoba odpowiedzialna za przyjęcie Zgłoszenia wewnętrznego oraz przekazanie go Koordynatorowi.   Na pierwszego Przyjmującego zgłoszenia powołuje się Ewelinę Linoż. Zmiana Przyjmującego zgłoszenia następuje w drodze uchwały Zarządu pracodawcy.
6. Zgłoszenie wewnętrzne – zgłoszenie dokonane na zasadach i w formie opisanej w niniejszej procedurze.
7. Zgłoszenie zewnętrzne – zgłoszenie skierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego.
8. Sygnalista – osoba dokonująca zgłoszenia wewnętrznego na warunkach określonych w niniejszej procedurze lub zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.
9. Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

§ 3 Zakres podmiotowy

Sygnalistą może zostać osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. Pracownik,
2. Pracownik tymczasowy,
3. Osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4. Osoby, które przestały już świadczyć pracę,
5. Kandydaci do pracy,
6. Stażysta, wolontariusz, praktykant,
7. Prokurent,
8. Członek organu zarządzającego lub nadzoru,
9. Przedsiębiorca – usługodawca i dostawca, z którym pracodawcę łączy umowa,
10. Osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem przedsiębiorcy.

§ 4 Zakres przedmiotowy

Procedurę stosuje się w przypadku naruszeń prawa dotyczących:

1. Korupcji,
2. Zamówień publicznych,
3. Usług, produktów i rynków finansowych,
4. Przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
5. Bezpieczeństwu produktów i ich zgodności z wymogami,
6. Bezpieczeństwa transportu,
7. Ochrony środowiska,
8. Ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9. Bezpieczeństwa żywności i pasz,
10. Zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11. Zdrowia publicznego,
12. Ochrony konsumentów,
13. Ochrony prywatności i danych osobowych,
14. Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15. Interesów finansowych skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16. Rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17. Konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunku do jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.

§ 5 Sposoby dokonywania zgłoszeń

1. W celu dokonania Zgłoszenia wewnętrznego w formie pisemnej należy wysłać list na adres: S.U. Bałtyk ul. Rodziewiczówny 1, 78-100 Kołobrzeg z dopiskiem „Dekom -  zgłoszenie wewnętrzne”  (zgłoszenie pisemne w formie papierowej) lub wiadomość e-mail na adres: zgloszenia@dekom.com.pl z dopiskiem w tytule wiadomości e-mail: „Dekom – zgłoszenie wewnętrzne” (zgłoszenie pisemne w formie elektronicznej).
2. Dodanie na kopercie lub w tytule wiadomości e-mail dopisku „Dekom - zgłoszenie wewnętrzne” zagwarantuje, że korespondencja trafi Przyjmującego zgłoszenia. Brak dopisku skutkuje ryzykiem, że pismo zostanie zakwalifikowane jako inny środek, niż zgłoszenie wewnętrzne i w konsekwencji nie trafi do Przyjmującego zgłoszenia.
3. W celu dokonania Zgłoszenia wewnętrznego w formie ustnej należy zadzwonić pod numer Przyjmującego zgłoszenia, tj. 519 538 356. We wstępie rozmowy należy wyraźnie wskazać, że intencją dzwoniącego jest dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego.
4. Zgłoszenia wewnętrzne w formie ustnej nie są nagrywane.
5. Zgłoszenie wewnętrzne dokonane w formie ustnej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Przyjmującego zgłoszenie. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
6. Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie w formie ustnej może zostać dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Postanowienia ust. 3-5 powyżej stosuje się odpowiednio.
7. Przyjmujący zgłoszenia przekazuje zgłoszenia wewnętrzne Koordynatorowi. W wypadku zgłoszeń w formie ustnej przekazuje Koordynatorowi protokół rozmowy.
8. Sygnalista powinien wskazać w Zgłoszeniu wewnętrznym swoje dane kontaktowe, które mogą być przez Koordynatora wykorzystane do postępowania zainicjowanego Zgłoszeniem wewnętrznym.
9. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

§ 6 wymogi dotyczące zgłoszenia

1. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Sygnaliści są zobowiązani dokonywać zgłoszeń w dobrej wierze, tj. mając na celu dobro funkcjonowania i działalności pracodawcy, a nie chęć osiągnięcia korzyści osobistej, dokuczenia komukolwiek itp.
3. Dokonanie zgłoszenia w złej wierze skutkować będzie wyciągnięciem konsekwencji dyscyplinarnych i cywilnych, a w uzasadnionych przypadkach – także karnoprawnych. Nie wyłącza to zastosowania innych sankcji przewidzianych w ustawie.
4. Sygnalista powinien zadbać o przekazanie jak najbardziej wartościowych informacji, które pozwolą na skuteczne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.   

§ 7 koordynatorzy i poufność

1. Koordynator gwarantuje, że wszystkie zgłoszenia będą traktowane z należytą powagą i starannością, a ich rozpatrywanie będzie opierało się na zasadach bezstronności i obiektywizmu. Poszanowanie godności i dobrego imienia wszystkich osób, których dotyczy zgłoszenie, będzie naczelną zasadą w całym procesie postępowania wyjaśniającego.
2. Koordynator, jak i wszyscy inni uczestnicy postępowania wyjaśniającego, są zobowiązani dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia, że wszystkie decyzje i działania następcze będą podejmowane na podstawie faktów i zebranych dowodów, a nie pomówień i bezpodstawnych oskarżeń.
3. Organizacja procesu dokonywania, przyjmowania i obsługi zgłoszeń ma na celu uniemożliwienie uzyskania dostępu do informacji zawartych w zgłoszeniu jakimkolwiek nieupoważnionym osobom.
4. Organizacji procesu zapewnia poufność i ochronę tożsamości osoby, która dokonuje zgłoszenia, osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także wszystkich innych osób, których dane pojawiają się w zgłoszeniu.
5. Dostęp do danych sygnalisty oraz informacji zawartych w zgłoszeniu jest udzielany przez Koordynatora tylko osobom, które są niezbędne do przeprowadzenia skutecznego postępowania wyjaśniającego, po odebraniu od nich pisemnego zobowiązania do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji, uzyskanych w postępowaniu wyjaśniającym.
6. W każdym innym przypadku ujawnienie tożsamości Sygnalisty może nastąpić tylko za jego wyraźną zgodą.
7. Ujawnienie danych sygnalisty może nastąpić również wtedy, gdy jest to konieczny i proporcjonalny obowiązek wynikający z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi bądź sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy zgłoszenie.

§ 8 Zakaz działań odwetowych

1. Obowiązuje bezwzględny zakaz działań odwetowych i niekorzystnego traktowania, a także gróźb i prób podejmowania działań odwetowych w stosunku do sygnalisty..
2. Pełny katalog działań odwetowych i środków ochrony sygnalisty opisuje rozdział 2 ustawy o ochronie sygnalistów. Przykłady zakazanych działań odwetowych:

1. Rozwiązanie umowy o pracę,
2. Obniżenie wynagrodzenia,
3. Wstrzymanie lub pominięcie w awansie,
4. Niekorzystne i niesprawiedliwe traktowanie.

3. Sygnalista, który stał się celem działań odwetowych lub obawia się, że może stać się ich celem, powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt Koordynatorowi, który zobowiązany jest podjąć w takiej sytuacji niezbędne działania.

§ 9 działania następcze

Etapy postępowania po otrzymaniu zgłoszenia:

1. Rejestracja zgłoszenia,
2. Potwierdzenie – w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia Koordynator potwierdzi sygnaliście fakt przyjęcia zgłoszenia,
3. Weryfikacja zgłoszenia:

- uznanie zgłoszenia za zasadne i zgodne z procedurą oraz poinformowanie sygnalisty o kolejnych etapach postępowania,

- uznanie zgłoszenia za niezasadne lub niezgodne z procedura,

4. Informacja zwrotna – w ciągu 3 miesięcy Koordynator przekaże sygnaliście informacje zwrotne o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszenia prawa i planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach takich działań,
5. Zakończenie sprawy w rejestrze zgłoszeń.

§ 10 zgłoszenia zewnętrzne

Sygnaliści mają możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego. Szczegółowe informacje dotyczące trybu, zasad i formy dokonywania zgłoszeń zewnętrznych znajdują się w rozdziale 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

Zgłoszenie zewnętrzne dokonuje się do:

1. Rzecznika praw obywatelskich,
2. Innych organów publicznych przyjmujących zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów,
3. Instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

§ 11 odpowiedzialność za naruszenie prawa

1. Osoba, której udowodniono naruszenie prawa lub inne nieprawidłowości, będzie podlegała odpowiedzialności dyscyplinarnej, karnej lub cywilnej.
2. Osoba, która będzie uniemożliwiała lub istotnie utrudniała sygnaliście dokonywanie zgłoszenia, będzie podlegała odpowiedzialności dyscyplinarnej, karnej lub cywilnej.
3. Sygnalistą, który dokona zgłoszenia, wiedząc, że nie doszło do naruszenia prawa, będzie podlegał odpowiedzialności dyscyplinarnej, karnej lub cywilnej.
4. Sygnalista, który jest jednocześnie sprawcą zgłaszanych nadużyć i nieprawidłowości lub jest w jakimś stopniu w nie zaangażowany, nie posiada immunitetu wyłączającego odpowiedzialność. Pracodawca uwzględni jednak fakt dokonania zgłoszenia i pomoc sygnalisty jako okoliczność łagodzącą w zakresie, na jaki będzie miał wpływ.

§ 12 przetwarzanie danych osobowych

1. Po otrzymaniu zgłoszenia pracodawca przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub ewentualnego działania następczego.
2. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
3. Dane osobowe przetwarzane związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych są przechowywane przez pracodawcę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym sfinalizowano działania następcze
4. Zapisów punktu 3 nie stosuje się, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postepowań przygotowawczych  lub spraw sądowych bądź spraw sądowo-administracyjnych.

§ 13 obowiązywanie procedury

1. Niniejsza procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty u pracodawcy.
2. Procedura obejmuje wszystkich pracowników niezależnie od zajmowanego stanowiska i rodzaju umowy będącej podstawą zatrudnienia.
3. W zakresie nieuregulowanym postanowieniami niniejszej procedury zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w tym przepisy ustawy o ochronie sygnalistów.